Ausschreibung und Vergabe
Bevor Sie Ihre Verpflegung ausschreiben, sollten Sie ein Verpflegungskonzept für Ihren Betrieb konzipiert haben. In diesem Konzept sind die betriebsspezifischen Ansprüche an die Verpflegung und Nachhaltigkeit definiert. Es beschreibt das Mahlzeitenangebot, die Ausgabe und berücksichtigt die Rahmenbedingungen und Strukturen vor Ort. In Ihrem Verpflegungskonzept können Sie bereits Rahmenbedingungen definieren, hier kann der „DGE-Qualitätsstandard für die Verpflegung in Betrieben, Behörden und Hochschulen" unterstützen, darüber hinaus können Sie Nachhaltigkeitskriterien für den Einkauf und Maßnahmen für die Gästekommunikation definieren.
Wie finden Sie den richtigen Betreibenden für Ihre Betriebsgastronomie?
Wenn Sie die Verpflegung im Betrieb nicht selbst bzw. durch eigenes Personal organisieren und zubereiten können, kann ein externer Speisenanbieter die Lösung sein.
Doch wie finden Sie den passgenauen Anbietenden und stellen sicher, dass die individuellen Wünsche hinsichtlich Gesundheitsförderung, Nachhaltigkeit und die wirtschaftlichen Parameter eigenverantwortlich umgesetzt werden? Dies geschieht meistens durch eine Ausschreibung der Verpflegungsleistung.
Was ist bei einer Ausschreibung wichtig?
Bei einer Ausschreibung spielt Folgendes eine entscheidende Rolle:
- das Vergaberecht,
- ein passgenaues auf Ihre Betriebsgastronomie zugeschnittenes Verpflegungskonzept,
- die Auswahl des Bieterkreises,
- eine Bewertungsmatrix für die Auswertung der Angebote,
- die Bietergespräche,
- die Referenzbesuche und
- der Vertragsabschluss.
Die Ausrichtung der Betriebsgastronomie und die Akzeptanz bei den Gästen hängt maßgeblich vom Betreibenden ab. Als Basis für die Ausschreibung dient das Leistungsverzeichnis. Bei der Erstellung lohnt sich eine Bestandsaufnahme der Gästezahlen, der angebotenen Leistungen, der entsprechenden Abläufe und Prozesse rund um die Verpflegung und der Rahmenbedingungen im Betrieb. Denn das Leistungsverzeichnis ist die Grundlage für den Vertrag. Je detaillierter die Anforderungen wie Einkaufskriterien, Zubereitungsarten, Ausgabesysteme oder der Einsatz von qualifiziertem Personal darin formuliert sind, desto einfacher ist der Vergleich der Angebote. Der DGE-Qualitätsstandard kann dabei eine Grundlage sein, der individuell auf die Bedürfnisse und Anforderungen vor Ort angepasst werden kann.
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